Contas a Receber na Prática

Em minha última experiência, fui contratado para criação e ajustes de processos do Departamento de Contas a Receber e Cobrança.

Sempre gostei de desafios, mas, quando cheguei a empresa e vi o tamanho dele confesso que me assustou um pouco, pois, não haviam controles, rotinas ou qualquer tipo de processo, eram apenas reclamações e muito trabalho a ser feito.

Em seis meses que estive lá antes de pedir demissão (tema para outro dia) consegui fazer talvez um dos meus melhores trabalhos, pois, tive que planejar todo meu dia para que além do trabalho diário eu pudesse construir rotinas e processos que auxiliariam na tomada de decisão e no controle diário no recebimento das receitas das empresas.

Comecei pelas Carteiras de boletos 06 no total, conciliei o número e valor de boletos entre Sistema e Banco, foram centenas de baixas de boletos que já estavam pagos através de depósitos que não haviam sido baixados no Banco, o que aumentava o valor da despesa financeira da empresa, pois, o Banco cobra a manutenção desses títulos, além disso, trazia a certeza dos valores de baixa e títulos em aberto, auxiliando nas Cobranças que fazia diariamente.

A segunda etapa era criar uma Régua de Cobrança, pois, não existiam rotinas nem prazos definidos para cada etapa da Cobrança da empresa. Criei três réguas:

Moderada: Traziam prazos maiores, onde todo ciclo demorava 30 dias para ser realizado.

Ideal: Trazia os prazos que eu acreditava ideal para rodarmos toda cobrança da empresa, o ciclo era de 15 dias para rodarmos toda Cobrança.

Arrojada: Prazos curtos em cada ação, o processo total demorava 08 dias.

Na reunião com os Diretores a régua aprovada foi a Arrojada a qual começamos a utilizar no próximo mês. Dez dias antes avisamos nossos clientes que mudaríamos nosso sistema de Cobrança e analisávamos caso a caso os passos a seguir. A Régua trouxe segurança para o processo e para mim que era o profissional responsável pela Cobrança dos clientes.

Com esses dois processos funcionando, consegui elaborar alguns relatórios:

Aging List: Atualizado praticamente todos os dias e divulgado toda sexta-feira para áreas envolvidas (Diretoria, Comercial e Gerência) assim, todos tinham conhecimento do andamento dos títulos em aberto e daqueles que iriam vencer, fazendo uma cadeia de ajuda para o sucesso do recebimento e de novas vendas da empresa. (Esse relatório da forma que foi apresentado foi criado por um antigo Gerente com as adaptações necessárias para aquela empresa)

Controle de Receitas: Atualizado diariamente, esse relatório mostra a evolução do faturamento, valores faturados vincendos para construção do Fluxo de Caixa

Esses foram alguns passos que realizei para que os controles e rotinas diárias fossem melhor desempenhadas, trazendo mais confiabilidade e certeza para criação de estratégias como: Campanhas para Recuperação de Receitas em atraso; Melhor atendimento do público interno (Comercial x Financeiro) no acerto de descontos ou de alguma reclamação feita pelo cliente, entre outras.

Se você quiser conversar sobre os relatórios e processos fico à disposição, pois, é algo que muda constantemente e ter novas visões só fazem que nosso crescimento seja maior.

Abraços!