Boa Gestão no Departamento de Cobrança
Quando falamos em boa gestão de um Departamento devemos analisá-lo passo a passo, porém, todos os departamentos podem ser melhorados com alguns processos que fazem toda a diferença. Nesse artigo falarei de algumas ações que podem melhorar o sucesso de sua Cobrança.
Primeiro passo - Base de Cadastro: É das informações do cadastro que serão retirados os números de telefone, e-mail e outras ferramentas de contato com seu cliente, tais, informações devem ser atualizadas constantemente.
A sugestão é que a cada nova venda ou mensalmente você confirme os dados, assim você terá uma base de cadastro sólida e confiável.
Lembrando que um dos maiores insucessos de um Departamento de Cobrança é não conseguir contato com seu cliente, por isso, é imprescindível a manutenção e qualidade de seu Cadastro.
Segundo Passo - Seja Cordial: O primeiro contato precisa ser amigável, quanto maior a empatia melhor o resultado, muitos clientes deixam de fazer seus pagamentos por esquecimento, por não ter recebido o boleto entre outros fatores que são totalmente entendíveis.
No segundo contato você deve escutar seu cliente, verificar quais os motivos levaram ele a inadimplência do valor cobrado, assim que passados os motivos você deve analisar e propor um acordo do valor ou combinar uma promessa de pagamento. A dica para esse passo é que você sempre formalize o acordo ou a promessa de pagamento, pois, se houver um novo atraso você tenha argumentos para o próximo passo.
No terceiro contato com a formalização da promessa de pagamento ou do acordo não cumprido, você deve entrar em contato com seu cliente informando que foram esgotadas todas as tentativas de recebimento e deve ser passado um prazo curto para pagamento dos valores em atraso, caso esse novo prazo não seja cumprido o processo deve ser encaminhado para Cartório ou Ação Judicial. A dica também é formalizar todo esse processo.
Terceiro passo - Campanhas de Recuperação e Agência de Cobrança: Algumas empresas possuem dívidas antigas, ou seja, superiores há dois anos, para esses valores podemos usar duas estratégias as quais explicarei abaixo:
Campanhas de Recuperação: Trata-se de facilitar o pagamento através de descontos ou um acordo com prazo estendido, o ideal é que cada cliente seja estudado pois, podem existir mais de um com valores semelhantes e para esses você poderá utilizar a mesma estratégia, por exemplo:
Tenho dez clientes com dívida menores de R$ 10.000,00 e 20 clientes com dívidas superiores aos R$ 10.000,00 mais inferiores a R$ 20.000,00.
Para os dez clientes posso fazer uma campanha com uma porcentagem de desconto e prazo de parcelas menor que dos 20 clientes com valor superior a R$ 20.000,00 atendendo assim todos os clientes e recuperando valores que pareciam perdidos para a empresa.
Agência de Cobrança: Uma ferramenta interessante, mas, que devem ter alguns detalhes observados com atenção, por exemplo:
Taxa de sucesso na Recuperação
Quantos recursos farão a cobrança de sua empresa
Relatórios de demonstração de valores recebidos para baixa no contas a receber
Claro que existem outras ferramentas além de relatórios para uma boa gestão da Cobrança, porém, isso será tema para um próximo artigo o qual devo escrever na próxima semana.
Espero que as dicas aqui colocadas possam ajudar profissionais dessa área.
Fico a disposição para trocarmos ideias e conhecimento.
Rogério Nestor Sabino, 36 anos, casado, formado em Gestão Financeira e MBA em Finanças Corporativas. Atua na área financeira há mais de dez anos dando ênfase aos Departamentos de Contas a Receber e Cobrança
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